Manajemen Bisnis dan Organisasi - Pertemuan 4

1. Planning (Perencanaan)

adalah proses penentuan bagaimana organisasi mencapai atau merealisasikan tujuannya. Kegiatan manajerial perencanaan meliputi:
  • Mendefinisikan tujuan dari suatu organisasi.
  • Menetapkan strategi keseluruhan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
  • Membangun suatu tatanan yang komprehensif dari rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kerja organisasi.

Tujuan Perencanaan

  • Menetapkan arah
  • Mengurangi ketidakpastian
  • Meminimalisasi kemungkinan tindakan yang sia-sia (pemborosan) dan kegiatan rangkap
  • Menetapkan standar yang digunakan dalam
  • pengendalian.

Perencanaan dalam Organisasi

Pencapaian Jangka Pendek: Rencana Operasional 
  • Standing Plan: contoh Prosedur, SOP
  • Single Use Plan (rencana sekali pakai): contoh perencanaan pembangunan gedung.
Pencapaian Jangka Panjang: Rencana Strategis

Manfaat Perencanaan dalam Organisasi

  1. Membantu para manajer untuk berorientasi ke masa depan, mampu melihat masalah-masalah dan peluang-peluang yang mungkin timbul dan yang akan dihadapi di masa mendatang.

  2. Akan meningkatkan koordinasi dalam pengambilan keputusan, sehingga mendukung manajer untuk selalu konsisten dengan keputusan yang telah diambil sebelumnya.

  3. Perencanaan akan menekankan kepada tujuan organisasi, mengingatkan tujuan organisasi yang harus dicapai.

Tahapan Perencanaan

  1. Menyatakan Tujuan Organisasi (Specific,
  2. Measurable, Achievable, Relevant, Time Bounded)
  3. Menyusun Alternatif Cara Mencapai Tujuan
  4. Menyusun Asumsi Untuk Setiap Alternatif
  5. Memilih Alternatif Yang Terbaik
  6. Menyusun Rencana Untuk Alternatif Terpilih
  7. Mengubah Rencana Menjadi Tindakan

Syarat Melakukan Perencanaan

  • Harus memiliki pengalaman yang memadai dalam organisasi.
  • Harus mampu memiliki pandangan menyeluruh terhadap organisasi.
  • Harus memiliki pengetahuan dan ketertarikan (minat) pada trend sosial-politik, dan ekonomi yang dapat mempengaruhi masa depan organisasi.
  • Harus mampu bekerja sama dengan orang lain.

Pola Perencanaan

  • Satisficing (mempertahankan cara-cara kerja yang lazim dilakukan)
  • Adaptivizing (mengadaptasi)
  • Optimizing (mengoptimalisasi)

Jenis-Jenis Rencana

1. Prosedur (Procedure)

Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

2. Metode (Method)

Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha.

3. Standard (Standard)

Suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan atau tingkat referensi. Sumber-sumber untuk menetapkan sebuah standard:
- pengalaman masa lampau
- penilaian
- metode ilmiah

4. Anggaran (Budget)

Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang-barang yang dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya.

5. Program (Program)

Sebuah rencana komprehensif yang meliputi penggunaan macam-macam sumber daya untuk masa yang akan datang, dalam bentuk sebuah pola yang terintegrasi, dan yang menetapkan suatu urutan tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan, serta jadwal-jadwal waktu untuk masing-masing tindakan tersebut, dalam rangka usaha mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan.

6. Faktor teknis (Techno-factor)

Suatu rencana berhubungan dengan adanya faktor-faktor teknis, seperti waktu, biaya, atau arus bahan.

Evaluasi Perencanaan

  • Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan?
  • Berapa banyak persoalan penting yang telah dipecahkan dan apakah timbul persoalan baru?
  • Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya, yang diperlukan untuk mencapai hasilhasil tadi?
  • Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaat bagi organisasi?
Alat bantu perencanaan terdiri dari bagan arus (flowchart) dan bagan gantt (tabel)