Manajemen Bisnis dan Organisasi - Pertemuan 7

Manajemen Bisnis dan Organisasi

 4. Controlling (Pengendalian)

Pengendalian adalah proses pemantauan aktivitas untuk menjamin bahwa standar dapat terlaksana sebagaimana yang direncanakan dan melakukan langkah koreksi terhadap penyimpangan yang berarti.

Fungsi Pokok Pengendalian

  • Mencegah penyimpangan
  • Memperbaiki penyimpangan
  • Mendinamiskan organisasi
  • Mempertebal rasa tanggung jawab

Jenis Pengendalian

Metode Pengendalian Umpan Maju
  • Mengantisipasi masalah sebelum terjadi
  • Sumber daya informasi sangat diperlukan
  • Standar kualitas & kuantitas dari input
Metode Pengendalian Berjalan / Bersamaan
  • Mengelola masalah saat terjadi
  • Sumber info utama : hasil
  • Observasi first line manager.
  • Standar perilaku, kegiatan dan pelaksanaan
  • Tindakan korektif untuk perbaikan Sumber daya dan operasi
Metode Pengendalian Umpan Balik
  • Mengelola masalah setelah terjadi
  • Standar kualitas & kuantitas output
  • Tindakan korektif untuk memperbaiki input

Tahap Proses Pengendalian

1. Penetapan standar pelaksanaan

Standar fisik: kuantitas barang, kualitas barang/jasa, jumlah langganan.
Standar moneter: pendapatan, biaya operasional, biaya tenaga kerja.
Standar waktu: kecepatan produksi, batas waktu menyelesaikan pekerjaan.

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Beberapa pertanyaan yang digunakan:
  • HOW OFTEN: setiap jam, harian, mingguan
  • WHAT FORM: Laporan tertulis, inspeksi virtual melalui telepon
  • WHO: manajer, staf departemen

3. Pengukuran pelaksana kegiatan 

Merupakan proses yang berulang-ulang / terus-menerus
Cara:
  1. Pengamatan (observasi)
  2. Laporan-laporan (lisan, tertulis)
  3. Metode-metode otomatis
  4. Inspeksi, pengujian (test) dengan pengambilan sampel

4. Pembandingan prestasi dengan standar & Analisis penyimpangan

  • Tahap paling kritis, tetapi mudah dilakukan
  • Kompleksitas: saat menginterpretasikan adanya deviasi
  • Analisis: mengapa penyimpangan terjadi

5. Pengambilan tindakan koreksi

  • Standar dirubah
  • Pelaksanaan diperbaiki
  • Mengubah waktu pengukuran pelaksanaan
  • Mengubah cara analisis & interpretasi

Sistem Pengendalian Organisasi

Output control
  • Ukuran kinerja keuangan
  • Sasaran Organsiasi
  • Anggaran Operasional
Behaviour control
  • Supervisi langsung
  • Manajemen berdasar sasaran
  • Aturan dan prosedur operasi standar
Organization Culture Control
  • Nilai
  • Norma
  • Sosial

Faktor yang membuat Pengendalian penting

  • Perubahan Lingkungan Organisasi, inovasi produk, pesaing baru, peraturan Pemerintah baru, maka pengawasan dapat mendeteksi perubahan
  • Peningkatan kompleksitas organisasi, semakin besar organisasi semakin perlu diadakan pengawasan, misal : pasar, produk, fasilitas utk menjamin kualitas dan profitabilitas
  • Kesalahan-kesalahan, memesan dan mengirim barang yg salah, penentuan harga salah dll
  • Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.

Alat bantu pengendalian Manager

  • Management By Exception (MBE), prinsip pengecualian memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang pengawasan yg paling kritis (manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia).

  • Management Information System (MIS) suatu metoda formal dan penyediaan bagi manajemen, informasi yg diperlukan dengan akurat dan tepat waktu utk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.

Sistem Pengendalian yang Efektif

  • Akurat
  • Tepat Waktu
  • Objektif & Komprehensif
  • Pusat pengendalian strategis
  • Realistis 
  • Ekonomis
  • Fleksibel
  • Perspektif & Operasional
  • Diterima anggota organisasi.

Gejala yang memerlukan Pengawasan

  • Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya
  • Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)
  • Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)
  • Berkurangnya kas perusahaan
  • Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
  • Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
  • Biaya yang melebihi anggaran
  • Adanya penghamburan dan inefisiensi